ATL myönsi Hyvän hankinnan palkinnon Rauman kaupungille

Keskustavisio 2050 -hankinta sai tunnustuksen esimerkillisestä kilpailutuksesta

 

Arkkitehtitoimistojen Liitto ATL ry on myöntänyt toista kertaa jaettavan Hyvän hankinnan palkinnon Rauman kaupungille Keskustavisio 2050 -hankinnasta. Palkinnon tavoitteena on nostaa esiin laadukkaita, esimerkillisiä ja muillekin julkisille tilaajille malliksi sopivia hankintoja.

Rauman kaupungin Keskustavisio 2050 -hankinta on esimerkillinen asiantuntijapalvelun hankinta. Siinä hankintamenettely rakennettiin tukemaan laadun syntymistä, tilaajan ja tarjoajien välistä yhteistä oppimista sekä aidosti parhaan ratkaisun löytämistä. Hankinta osoittaa, että julkisissa hankinnoissa voidaan kehittää monimutkaisia suunnittelutehtäviä tiiviissä yhteistyössä markkinan kanssa – avoimuudesta tai tasapuolisuudesta tingitään matkan varrella mitään.

 

Kuvassa oikealla Kuvassa Rauman kaupungin edustajat Leena Joki-Korpela, Olli-Pekka Kumpula ja Vesa Tomminen.

 

ATL ry:n toiminnanjohtaja Kalle Euro korostaa laadukkaan hankintaprosessin kauaskantoisia vaikutuksia koko yhteiskunnalle:

”Hyvä hankinta on paras tae sille, että Suomeen syntyy laadukasta, ajateltua ja kestävää rakennettua ympäristöä. Kun tilaaja uskaltaa panostaa hankintaprosessin laatuun ja markkinan vuoropuheluun, se maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin lopputuloksen laadussa ja elinkaaren aikana. Rauman malli näyttää suuntaa koko suomalaiselle julkisen sektorin hankintakulttuurille.”

 

Miksi Rauman kaupunki palkittiin?

Rauman kaupungin Keskustavisio 2050 -hankinta täytti palkinnon kriteerit esimerkillisesti. Hankinta ansaitsee tunnustuksen, koska se:

• asetti laadun aidosti hinnan edelle,
• hyödynsi monivaiheista ja osallistavaa hankintamenettelyä esimerkillisellä tavalla,
• mahdollisti tarjoajien vaikuttamisen tarjouspyynnön sisältöön,
• tunnisti tarjoajien kilpailutusvaiheessa tekemän asiantuntijatyön arvon,
• poisti haitallisen hintakilpailun vaikutukset,
• sekä rakensi hankinnasta aidon yhteiskehittämisprosessin tilaajan ja markkinan välillä.

 

Laatu asetettiin hinnan edelle

Hankinnan keskeinen ansio on vahva laatuperusteisuus. Jo osallistumisvaiheessa tarjoajia arvioitiin yksinomaan yritys- ja henkilöreferenssien perusteella. Lopullisessa tarjousvaiheessa arviointi kohdistui fasilitointi- ja yhteistoimintakykyyn, toteutussuunnitelmaan sekä visiohahmotelmaan ja visualisointiin. Hintaa ei lopullisessa tarjousvertailussa pisteytetty lainkaan.

Ratkaisu on poikkeuksellisen rohkea ja perusteltu juuri tämänkaltaisessa strategisessa kaupunkikehittämisen hankkeessa, jossa hankinnan onnistuminen riippuu ennen kaikkea tarjoajan osaamisesta, näkemyksellisyydestä, vuorovaikutuskyvystä ja kyvystä tuottaa kaupunkia kehittäviä ratkaisuja.

 

Monivaiheinen menettely mahdollisti hankinnan yhteiskehittämisen

Hankinta toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jossa tilaaja ei lukinnut hankinnan sisältöä valmiiksi vaan kehitti sitä yhdessä tarjoajien kanssa. Suunnitteluprosessin toteutus kilpailutettiin kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.

Kolme parasta tarjoajaa kutsuttiin kahdelle erilliselle kehitystyöpajakierrokselle, joissa tarjoajat tuottivat visiohahmotelmia, toteutussuunnitelmia, viestintäsuunnitelmia sekä näkemyksiä tarjouspyynnön kehittämisestä.

Erityisen ansiokasta on, että tarjoajille annettiin mahdollisuus vaikuttaa myös lopullisen tarjouspyynnön sisältöön. Kutsussa toiseen työpajakierrokseen pyydettiin tarjoajien näkemyksiä tarjouspyynnön täydentämisestä ja hankinnan toteutuksesta. Menettely tunnisti hankinnan kompleksisuuden: tilaaja ei voinut ennalta tietää kaikkea, mitä onnistunut keskustavisio edellyttää, vaan rakensi menettelyn, jossa markkinoiden osaaminen valjastettiin hankinnan valmisteluun.

 

Tarjoajien työ tunnistettiin ja siitä maksettiin korvaus

Kehitysvaiheessa tarjoajilta edellytettiin merkittävää asiantuntijatyötä: visiohahmotelmia, visualisointeja, toteutussuunnitelmia, osallistamismenetelmien suunnittelua sekä työpajoihin osallistumista. Alustavassa tarjouspyynnössä hankinnalle oli varattu erillinen tarjouspalkkio- järjestelmä, mikä osoittaa tilaajan tunnistaneen kehitysvaiheen vaatiman työmäärän ja halun jakaa hankinnan valmistelun kustannuksia myös tarjoajien kanssa.

Tämä on hyvän hankinnan tunnusmerkki erityisesti vaativissa suunnittelu- ja kehittämishankkeissa: tilaaja ymmärtää, että laadukkaiden ratkaisujen kehittäminen vaatii tarjoajilta merkittävää panostusta jo kilpailutusvaiheessa.

 

Hintakilpailun haitalliset vaikutukset poistettiin

Hankinnan kiinnostavin piirre on tapa, jolla hintaa käsiteltiin. Alkuvaiheessa hinnalle varattiin mahdollinen 0–30 prosentin painoarvo. Kehitysvaiheen aikana tilaaja kuitenkin tarkensi hankintaa siten, että lopullisessa tarjousvertailussa hinnan painoarvo oli 0 prosenttia. Ratkaisu poisti riskin siitä, että kilpailu ratkeaisi alimman hinnan perusteella. Tarjoajat pystyivät keskittymään aidosti parhaiden sisältöjen, toimintamallien ja kaupunkikehittämisratkaisujen esittämiseen.

Menettely osoittaa kypsää hankintaosaamista: tilaaja tunnisti, että strategisen keskustavision arvo syntyy laadusta eikä tarjoushinnan marginaalisista eroista.

 

Hankinta vahvisti markkinavuoropuhelua ja luottamusta

Tilaaja rakensi koko hankinnan vuorovaikutteiseksi prosessiksi, jossa tarjoajien osaaminen oli osa hankinnan valmistelua. Kehityspajat, avoin keskustelu tavoitteista, mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöä sekä vaiheittain tarkentunut hankinta loivat luottamusta tilaajan ja tarjoajien välille. Samalla hankinta osoitti, että hankintalaki mahdollistaa paljon enemmän kuin perinteisen tarjous- kilpailun: oikein käytettynä hankintamenettely voi toimia myös innovaatioiden, yhteiskehittämisen ja paremman lopputuloksen välineenä.

 

Hankinta tunnisti tarjousvaiheen työn arvon – mutta nostaa esiin myös kehittämistarpeen

Tilaaja tunnisti kilpailullisen neuvotteluvaiheen ja kehitystyöpajojen edellyttämän merkittävän asiantuntijatyön sekä varasi tarjoajille tarjouspalkkion. Tämä osoittaa ymmärrystä tarjoajien panostuksesta.

Samalla hankinta havainnollistaa vaativien kehittämis- ja suunnitteluhankintojen yleistä haastetta: tarjoajilta edellytettiin kilpailutusvaiheessa huomattavan pitkälle vietyjä visiohahmotelmia, toteutussuunnitelmia, visualisointeja, viestinnällisiä avauksia sekä osallistumista useisiin työpajoihin. Vaikka työstä maksettiin korvausta, oli vaaditun työn määrä todennäköisesti suurempi kuin korvauksen tosiasiallinen kattavuus. Tämän vuoksi hankinta toimii myös muistutuksena siitä, että vaativissa suunnitteluhankinnoissa tarjouspalkkioiden tasoa olisi jatkossa syytä kehittää vastaamaan entistä paremmin tarjoajilta edellytettävää työpanosta.

 

Osa laajempaa hankintakulttuurin kehittämistä

Hyvän hankinnan palkinto on osa ATL:n laajempaa panostusta suomalaisen hankintakulttuurin kehittämiseen ja hyvien käytäntöjen esille tuomiseen.

Tunnustuspalkinnolla ATL haluaa palkita hankintoja, jotka eivät perustu pelkkään halvimpaan hintaan, vaan joissa painottuvat laatu sekä tilaajan kyky hyödyntää arkkitehtien asiantuntemusta. Valinnan keskeisinä kriteereinä olivat hyvän hankintakulttuurin edistäminen, mallinnettavuus muissa julkisissa hankkeissa sekä laadukkaan arkkitehtisuunnittelun edesauttaminen. Tunnustuspalkinto myönnettiin nimenomaisesti tästä yksittäisestä hankintaprosessista.

 

Lisätiedot ja haastattelupyynnöt:

Kalle Euro, toiminnanjohtaja, Arkkitehtitoimistojen Liitto ATL ry
kalle.euro@atl.fi tai 046 600 0595